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关于做好2020年归档工作的通知
2020-05-26 14:08   审核人:

学校各归档部门:

为顺利、规范地做好2020年我校归档工作,根据相关要求,结合当前实际,现将有关事项通知如下:

请各部门档案工作负责人高度重视归档工作,主动督促相关人员将工作中形成、收到的有保存价值的文件材料交部门档案员归档;为部门档案员提供充分的条件和时间,关心并督促其做好立卷归档工作,认真审查归档文件材料是否齐全、完整、准确,严把质量关,防止漏归、错归。任何部门和个人不得将档案材料据为己有。

二、请部门档案员认真对待归档工作,将本部门2019年度在各项工作、活动中形成的对学校、社会有保存价值的各种载体文件材料参照《四川中医药高等专科学校文件材料归档范围和保管期限表》收集齐全、完整归档。除本单位的正式发文以外,还要注意对以下几种文件材料的收集、归档:

1.重大活动、重要会议、重点项目等方面材料。防止各种重要文件材料的遗漏或文件附件材料的缺失,确保将文件材料的原件归档,杜绝使用复印件代替,如确无原件应附原件去向的说明。

2.上报材料。对于单位上报的各类材料,不仅要将上报的红头文件留存归档,尤其要注意将附件及其它相关的申报材料一并归档,以防给日后查考利用带来不便。

3.网上发布的电子公文。请部门档案员在收集归档文件材料时,一定要求相关领导和工作人员将网上发布(未下发纸质文件)的涉及学校工作的上级来文打印出来归档,防止此类文件漏归。

4.学校公文。学校收到的公文要将文件和收文处理签作为“一件”档案归档,整理时收文处理签应放在公文前面,编写页号应从收文处理签开始算起;学校发布的公文应将正式公文、文件签发单(或发文稿纸)以及定稿作为“一件”档案归档,整理时应将正式公文放在最前面,然后依次是文件签发单(或发文稿纸)、定稿,排列好后再编写页号。

5.声像类文件材料。注意收集、归档本部门工作活动中形成的有归档价值的照片、视频、音频等多媒体文件。

6.实物类档案。注意收集、归档本部门工作活动中获得市级及其以上颁发的奖状、奖牌、证书、奖杯等奖品实物及国内外各项活动中接受的纪念品、印章、名人字画等能够反映学校历史且具有保存价值的实物。

三、部门档案员须将收集到的文件材料进行规范排列。要参照《四川中医药高等专科学校文件材料归档范围和保管期限表》,对需归档的文件材料按永久、30年、10年划分保管期限。在同一保管期限内,按时间、重要程度结合事由排列文件材料。会议文件、统计报表等成套性文件进行集中排列。

四、部门档案员在录入归档文件目录的同时,请务必将其相应的电子文件全文一并归档,并在移交前核对是否与纸质文件一致。其中凡涉密的文件材料,根据“涉密不上网、上网不涉密”原则,不需在网上录入,直接采取到档案馆手工填写归档文件目录的方式办理移交手续;其它有限制使用范围的文件材料,如信访材料、会议记录、统计报表、案件处理材料和项目审计材料等,录入归档文件目录后,其对应的电子文件全文可单独刻录光盘或发送到档案馆相关工作人员统一刻盘。

五、如部门档案员发生变更,应严格做好相应的业务交接和安排工作,并及时报备档案馆,确保立卷归档工作的顺利开展。

六、具体归档时间要求如下:

除有特殊规定外,各部门应在630日前归档(科研类档案和专题性、成套性档案应在项目完成后两个月内归档;重大活动档案应在活动结束后两个月内归档;基建类档案应在项目完成后三个月内归档)。

七、学校疫情防控工作各相关单位、部门要明确责任、指定专人,认真做好疫情防控文件材料的收集整理工作。非牵头部门要在疫情结束后1个月内主动将规范整理的文件材料移交给牵头部门并办理移交手续;各牵头部门在疫情结束后2个月内将规范整理后的完整档案及时移交学校档案馆集中统一管理。学校将按相关规定对此档案收集归档工作进行依规考核。

八、档案馆将对各部门文件材料立卷归档情况进行汇总,各部门立卷归档等情况是年终考核和档案工作考评的重要依据。

九、请未加入“医专档案工作群”(群号750961350)的部门档案工作负责人或其档案员尽快以“部门-真实姓名”形式入此群,以便工作开展。

十、在归档过程中如有疑问,请及时与档案馆人员联系、沟通,我们将竭诚为你们服务。

联系电话:座机:0816-2308802

联系人:董树伟18121896212

汪小琴18030999596

王燕13550854935

特此通知

四川中医药高等专科学校档案馆

                     2020526

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